経営計画書とは、経営方針や事業計画などをまとめたものです。手帳にまとめたり、エクセルやWordを駆使してデータ化したりと、人によって作り方はさまざまです。
どの経営計画書にも共通しているのは経営方針を可視化するということで、経営方針に迷ったときに参考になるので重宝します。では、そもそも経営計画書はなぜ必要なのでしょうか。
今回は、経営計画書の必要性や作り方、作ってからの活用の仕方についてご紹介いたします。
経営計画書はなぜ必要か
先ほども記載したように、経営計画書とは、経営方針や事業計画などをまとめた、一言でいえば、会社のルールブックです。会社が負うべき数字や、会社を発展させていくために守るべき方針、1年間の会社の綿密なスケジュールなどをまとめて、一つの本にまとめたものです。
経営計画書を作り、「数字」「方針」「スケジュール」を明文化すると様々ないい効果があります。経営計画書にはいつまでにどのくらい稼ぐのか目標を書くだけでなく、利益を出すためにするべきことを具体的に記載します。今までこれくらい目指せれば良いかと利益目標が不明確になっていたのが、利益を出すためにどうしなければいけないかが明確化されるのです。
会社にとって、どの数字を追うことが会社の利益につながるのか、ひいては自分の評価につながるのかを明確に記載しておくことで、社員は目標が定めやすくなります。会社としても、評価がしやすくなることで、社員のモチベーションにもつながるのです。
経営方針について考えているだけでは社員がどう行動したら良いかが分からず、目標に向かって行動に移すことはできません。方針が決まっているからこそ、社員一丸となって取り組みやすくなります。口頭だけで経営方針をいくら確認しても、すぐ忘れてしまうので社員にはなかなか浸透しにくいものです。
社長だけでなく社員がいつでも確認できるように、データとして残す必要があるでしょう。経営計画書の内容を社員が知らないのでは困ったときに参考にすることができないため、経営計画書は常に確認できるように社員に呼び掛けておくことが大切です。
また、会社のスケジュールを社員全員が把握していることにより、社員一人一人に会社としての期限を守ることの大切さ、経営者感覚が醸造されます。
社員一人一人が経営者としての視点を持つことにより、社員にも積極性や当事者意識が生まれ、会社の利益に貢献してくれるようになります。
そういった意識を持った社員を政党に評価することも経営者の大切な務めです。
利益率を上げるための経営計画書
せっかく経営計画書を作るのであれば、利益率を上げるために有効なものを作るのが理想的だといえるでしょう。
経営計画書には、行動指針や事業計画、利益計画を載せたいところです。他にも、就業規則や年間計画などを一緒に載せれば、従業員の目に触れる回数を増やすことができます。事業計画は中期的なものだけでなく、長期的なものを記載することが大切です。
なぜ、長期的な事業計画が大切かというと、途中で経営方針がまちがっても最終目標が分かっていれば修正ができるからです。
しかし、目先の事業構想ばかりを考えていると、途中で方針が大きく異なっても気づきにくく、経営で失敗するリスクも上がります。経営計画書を立てることで、経営方針がぶれず利益率の向上を図ることができるのです。
ただし、1つ注意しなくてはいけないのは、経営計画書は絶対ではないということです。長期的な事業計画を練っても、時代の変化で実現が難しくなる場合があります。
そういうときは、経営計画書の通りに進めようと貫くのではなく、ニーズに合わせ見直しをする必要があるでしょう。
なぜ実現するのが難しいのか、それでは新たにどういう目標を立てるべきなのかを柔軟に考えていくことが大切です。
経営計画書を一度作って満足してはいけない
経営計画書は、作って、配布して終わり、ではまったくと言っていいほど意味がありません。作成した経営計画書を上手に活用していくことが重要です。
１ その後見直す
経営計画書を作って満足し、その後見直すことをしないというのは、企業にとってとても損なことだといえます。経営方針や利益率を達成できたのかを定期的にチェックしなければ、企業に必要なことがみえてきません。どうして達成できたのか、なぜ達成できないのかを洗い出ししなければ、いつまで経ってもまぐれで利益が向上した状態にしかならないのです。
経営計画書を初めて立てるときの目標は、あくまでも目標なので絶対にクリアしなければいけないものではありません。大事なのは、経営計画書を立てた後に実践してみてどうだったかということです。過去の実績を踏まえて目標利益を算出していたのでは、利益を上げ続けるのは難しくなってしまいます。
社員のやる気を奮い立たせるためにも、経営については現状維持ではなく上を目指すことが重要です。
しかし、上を目指すあまりに無理な経費を算出しないように気をつけてください。経営計画書を作成する際の利益目標については自由に記載しても問題ありませんが、経費に関しては慎重に算出するべきなのです。現状の経営でかかる経費を確保したうえで、店舗拡大など新たなチャレンジをするための経費を計算しましょう。
また、経営計画書を、会議や朝礼など、多くの社員が集まる場所で読み合わせをするのも、経営計画書の内容を社員に定着させるうえで非常に良い手であるといえます。普段、通常業務に追われて、経営計画書に目を通す時間がないという社員は多いと思います。
人が集まる会議や朝礼で時間を作って、全員で読み合わせをすることによって、全員に経営計画書の内容を理解させることができます。
また、そこで生まれた疑問を共有したり、記載してある数値や方針を全うするためにはどうしたらいいのか、意見を交換することもできます。そのため、多くの社員が集まって経営計画書を読み合わせる機会を作ることは非常に重要なことです。
２ 小さな手帳で作る
経営計画書を作成した際、せっかく作った会社への思いがこもった経営計画書をA4判で重厚な表紙をつけて社員に配りたいと思う経営者は多いのではないのでしょうか。熱意がこもった経営計画書なので、豪華に見せたい気持ちはわかります。
しかし、重厚に製本された経営計画書を、社員は普段から常に携帯し、ことあるごとに見返そうと思うでしょうか。自宅の本棚に大切にしまっておくか、職場のロッカーにしまい込み、めったに取り出さないかのどちらかになってしまうでしょう。
経営計画書は、なんども見直し、時には線を引いたりメモを取ったりして、期が終了する頃にはボロボロになるまで読みつくされていることが望ましいです。そのため、立派に製本するのではなく、スケジュール帳のように、常にカバンにすっぽり収まるような小さいものでなくてはなりません。見た目の立派さではなく、使いやすさを重視して製本しましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。経営計画書は作るだけではあまり意味がありません。社員全員が目を通し、「数字」「方針」「スケジュール」を常に追いながら、現状分析をするうえでの道しるべになる重要なツールです。ぜひ活用してください。
