環境整備とは、整理・整頓・清潔・礼儀・規律の5つの視点から仕事を「仕事をやりやすくする環境を整えて備える」ことを言います。朝仕事が始まる前の15分～30分までの時間を使い、社長以下全社員が自分の手で掃除を行うことによって、全員の活動やサービスに心がこめられ、お客様の信頼を得ることができるのです。
今回は、環境整備を行うにあたっての、準備や、方法などについて紹介をしていきます。
環境整備とは
①基本
環境整備を会社の文化にすることで、職場で働く人の心を通わせ、仕事のやり方・考え方に気づく習慣を身につけることができます。
お客様の満足度を上げるために、物や社員の環境整備を行うことが大切になってきます。環境整備でみんなが同じ道具を使ったり、同じ価値観を持つことで、たくさんの情報を部下から上司へとあげ、さらに幹部からの提案により社長が決定します。このサイクルを循環させることで、お客様満足度が大きく変化します。
また、今日はここだけという部分を、計画表をもとにタイマーを使って、徹底的にピカピカに磨きこみます。色んな所に手を付けてしまうのではなく、今日はここだけという決められた場所だけをすればいいんだ、と掃除をする社員の気持ちが軽くなり習慣にしやすくなります。また環境整備をした所と、していない所での違いがはっきりと分かるので、達成感が生まれてきます。毎朝掃除をすると聞いて、最初は嫌がる社員も多いと思います。道具を使ったら元に戻す、決められた場所を綺麗にするという単純作業のように感じますが、実際煩わしさがあるものです。めんどくさいなと思いながらでも、その「形」を行い続けることで、小さな変化にも気がつくことができるようになるのです。
③人の環境整備
人の環境整備とは、時間を守る、礼を正すといった当たり前のことが当たり前にできるようにすることです。
名前を呼ばれたときは大きな声で返事をする、挨拶は相手よりも先に元気よく・明るい声で挨拶をするなど、当たり前のことではありますが、仕事ができる人や成長する人が必ず持っているものです。
こうした良い習慣を繰り返し実施でき、悪い習慣をやめるという環境が整うと、自然と業務の中でも良い習慣・成果がでる習慣を繰り返すようになります。
環境整備をするにあたっての事前準備
環境整備をするにあたって、事前に準備をする必要があります。まずは、15分～30分でできる範囲でのマップを作成しましょう。マップを作成する際に、社内のモノに「椅子①やブラシ②」など名前をつけると探す時間などが短縮されるので、環境整備をしやすくなります。作成したマップをもとに、次は当番を決めます。当番表には、だれがいつ、どこを掃除するのかを書きます。表を作成することで、他の人と掃除をする箇所が被ることなく、誰がどこを掃除しているかが一目でわかるので、効率的に環境整備を行うことができます。
実践方法
また、社員全員で環境整備をやることで効果が高くなります。手を動かすことは、もちろん大事ですが、それと同時に口も動かすことで、社員同士でのコミュニケーションをとることも大切です。仕事の話から離れて、他愛のないプライベートの話などを通して、相手の考え方・価値観を知ることができます。社員一人一人の性格を知ることで、仕事の中でもより親身に指導することができますし、自然と困った時などに相談してもらえる信頼し合える仲になるので、会社の雰囲気が向上します。環境整備を行っている会社は、社員同士が仲が良いため、仕事に対する不満・悩みが少なく、退職者が少なくなるというデータが出ております。環境整備は毎朝15分～30分で、決められた場所だけを綺麗にすることが大切です。実施時間は、15分～30分がベストと言えるでしょう。15分未満になってしまうと、ただの掃除になってしまいます。これを毎日少しの時間でも続けることで、今より良くするにはどうしたら良いかと考える習慣が身についてきます。
やれば誰にでもできる！
さらに、一箇所が綺麗になるとまだきれいになっていない所が目立ち、社員が率先して「ここもやったほうがいいのではないか」という気づく習慣が身に着くようになります。こういった気づく習慣は、業務の中にも発揮されるようになるので、業務改善も進み、仕事の作業効率アップやミスの削減など、仕事の質を会社全体で上げることが可能です。環境整備は単純で簡単な作業です。そのため、どんなに仕事が覚えるのが苦手な人でも能力に関係なく、「やれば必ずできる」ことです。ですから、差別を感じることがなく誰もが同じ気持ちで対等に行うことができます。また、目の前のモノを中心に綺麗にすることによって仕事をする環境が整い、気持ち良く業務に入ることができます。
このような小さな積み重ねが、結果として会社に大きな成果をもたらしてくれるのです。
