経営者にとって、時間は何よりも大切なもの。しかし、複数の仕事が立て込んでくるとどれから終わらせていくべきなのか、重要なものとそうでないものの区別がどんどんつきにくくなってしまいがちではないでしょうか。
そうなってくると、知らない間に不必要な時間を使っていることもあるはずです。そのような無駄な時間をなくすためには、スケジュール管理が欠かせません。
忙しいときに、常に変化するスケジュール管理をしっかりするなんて不可能！ そう考える方もいらっしゃるかもしれませんが、忙しいからこそスケジューリングをすることは重要になってきます。
スケジュール管理をすることで、仕事を効率化して生産性アップを実現させることが可能になります。今回はどのようにスケジューリングを行えば良いのか、その方法についてご紹介します。
スケジュールを組むときの4つのステップ
1 タスクを洗い出す
まずはやらなければならないことを全て書き出します。この時、どんな小さなことでも忘れずに書き出すことがポイントです。小さなタスクはつい忘れがちになりますが、小さなことでもやるべきことをしないでいると後々面倒なことになった経験がある方もいるのではないでしょうか。
洗い出したタスクが具体的であればあるほど、それを目にした時に、おのずと自分のすべきことが頭の中で整頓されていくはずです。スケジュールを上手に組むためには、やるべきタスクの全てを視覚化することが大切になります。
2 締め切りを決める
タスクを洗い出してみた時に、締め切りが存在しないものがいくつも出てくるかと思います。これは例えば「余裕があればやっておきたい」とか「次の仕事の資料をもう少し詳しく調べておきたい」といった類のものが多いはずです。
こういったことには締め切りはつけにくいですよね。しかし、いつかやろうと思っていることは、なかなか手をつけづらいのではないでしょうか。そうして気がつけばやろうと思っていたことをやる時間がなくなってしまった、というようなことになりかねません。
人間というものは、ついつい楽な方へと流れていってしまうものですので、締め切りのないタスクには思い切って締め切りを設けてみましょう。
「できればやっておきたいこと」を期限を設けて「必ずやること」に変えることで、作業効率が上がるだけではなく、やる気もアップするはずです。
3 優先順位を決める
タスクの中には重要度が高いものから低いものまでありますが、スケジューリングをするときはそれに優先順位をつけていきましょう。
そうすることで「自分がしなくてもいい」と判断できるタスクも出てくるはずです。自分でするべきだと思っていたものを「しなくてもいい」と判断を下すことで、重要なタスクに割く時間が増え、物事をしっかりと考える余裕ができます。
そして、その日の優先順位が高い事柄から終わらせていくことで、残業を減らすこともできるでしょう。
4 タスクをスケジュールの中に落とし込む
上記3つをし終えたら、最後は実際にタスクをスケジュールの中に落とし込んでいきましょう。できるだけ大きめの紙を使うことで、すべての日程とタスクを一目で見れるようにします。
手書きというアナログで作業を行うのは、デジタルツールを使って書き込むよりも素早く簡単にどこへでも書き込むことが可能だからです。
用意した紙には1ヶ月、1週間、1日単位で順番にタスクを落とし込み、見返しは1週間単位で行ってください。
スケジューリングが終了したならば、自分の1番使いやすい手帳やデジタルツールにそれを書き込んで一連の作業は終了です。
スケジュール管理のポイント２つ
ポイント１ タスクを緊急性と重要性で分類する
タスクがたくさんあると、どれが重要なのかそうではないのか微妙に判断を下せないものもあるかと思います。そういったときは、タスクを緊急性と重要性で分類するのがオススメです。
緊急性というのは、通常の場合、締め切り順で判断してください。また、差し迫って問題のある事柄なども緊急性が高くなります。
重要性では、高い成果が求められているものや、多くの人が関わっているものが、重要性の高いものになります。
タスクをこのふたつの条件で分類することで、作業フローが明確になり、不必要なタスクを取り除くことができます。
ポイント２ 予定は詰め込み過ぎない
スケジューリングをしている際、つい時間を細かく分けてスケジュールを詰め込み過ぎてしまうことがあります。しかし仕事中に予定の変更はつきものですので、詰め込み過ぎていてはその日のタスクがこなせなくなってしまいます。
イレギュラーなことが起こり多少の変更があっても、その日にすることを完了できるくらいの余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
スケジュールの管理方法
一昔前は、スケジュール管理といえばもっぱらスケジュール帳や付箋に直接書き込むことでしたが、今ではデジタルツールを使用して、カレンダーアプリやスケジュールアプリを使っている方もたくさんいらっしゃると思います。
手書きの良いところは、思いついたらすぐにどこにでも書き込むことができることですね。手を使って書き込むことで、そのことが頭に残り忘れにくくなるという副産物もあります。
しかしながら、手書きではスケジュールの共有を行うためには少し手間がかかります。その点、デジタルツールを使ってスケジュール管理をすれば、誰とでも共有・修正が簡単にできます。
どちらにも良い部分悪い部分があるので、併用している方も多いと思います。その場合には、双方の同期を忘れないようにしましょう。
スケジュール管理をして主体的に時間を生きよう！
スケジュール管理をすることで、自分がすべきこと・そうでないこと、重要なタスク・そうでないタスク、と作業を効率良くするための分類をすることが可能となります。
そうすることによって、仕事中に急に別件が入ったために自分の仕事が全く進まなかった、というようなこともなくなるはずです。
自分の思うようなペースでストレスなく仕事ができるように、スケジュール管理を習慣づけてみましょう！
