ダラダラ続く会議。「結局、何を決めるんだっけ？」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。会議は、ポイントを理解していればスムーズに進めることができるはずです。そこで今回は、会議で効果的な発言をするために心がけたいことをご紹介します。
会議で効果的な発言をするポイント3つ
話すことを前もって準備する
会議は準備が最重要。
会議が始まってから、「今日は○○について意見交換をします」と決めるのでは遅すぎます。
スケジュールが出て会議室を押さえる時点で、
・何を決めるのか
・何が必要か
・どのくらいの時間が必要か
を決めておきましょう。
「たった3つ」と思われるかもしれません。
ただ、この3つさえ考えられていないまま始まる会議は、意外と多いのです。
そのため、上記項目を前もって共有しておくだけで、生産性の高い会議をおこなうことができるはずです。
また、あなた自身も会議に出席する前に、「どのようなことを発言するか」を準備しておきましょう。
事前に準備しておけば、「この意見に関して、こういうツッコミが来そうだな」「根拠となるデータを印刷しておいた方がいいな」など、より具体的な対策を思いつけるはず。
そうすると会議でも、余裕をもって意見を述べられるでしょう。
会議の目的に沿って発言する
「この人は結局、何が言いたいんだろう？」
と、会議で感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
質問に的外れな回答をされたり、話が脱線して会議時間が延びたりしたこともあるかもしれません。
こうした事態を防ぐには、司会や進行係を決めておくことが大切です。
話が逸れ始めたと感じたら、発言者を不快にしないように意見をまとめ、元のテーマに話題を戻すようにしましょう。
新人や若手社員だとやりにくい場合もあるため、進行係はある程度経験のある方がおすすめです。
また、あなた自身も話を脱線させてしまわないように注意が必要です。
会議の目的に沿って、自身の立ち位置が今どのような場所にあるかを認識しながら、進めていきましょう。
他の人の意見を俯瞰してまとめるために、メモを取るのもおすすめです。
一呼吸置いて、落ち着いて発言する
会議など、人前で意見を言うことに苦手意識を持っている方も多いでしょう。
緊張してしまい、「自分は何を言っているんだろう？」と空回ってしまうこともあるかもしれません。
そうならないためには、一呼吸置いて発言することがおすすめです。
また、「緊張しないでおこう」という考えだと、余計緊張してしまうことも。
ケリー・マクゴニガル氏の著書『スタンフォードの自分を変える教室』では、「ストレスは、自身がストレスは良くないものだと認識すると負の影響を及ぼす」と述べられています。
そこで、「緊張をしているから、ちゃんと喋れる」「緊張は成功の予兆だ」というふうに、緊張している状態を受け入れることも手段の一つです。
こんな発言はNG
自分が目立つための発言
会議の目的は、議題に対する答えを決めることです。
そのため、「目立ちたい」という気持ちで野次や言いがかりのような意見を言うのは不適切。
建設的な議論になるよう、考慮しながら会議を進めていきましょう。
また、相手の意見と違う際も、相手の人格を否定するような言い方にならないよう注意が必要です。
なお、
「前はこうだった」
「あなたは昔からそうだ」
などのように、以前の話を持ち出して相手の意見をねじ伏せようとするのもNG。
そうならないためにも、
「私はこう思います」
「こういうことも考えられないでしょうか」
など、言い方を柔らかくすることで、会議での衝突を避けることができます。
部下の成長のチャンスを奪う発言
対等な立場の人しか出席しない会議は少ないでしょう。
そのため、会議には少なからず、あなたの部下も参加しているはず。
上司は部下の意見を大切にし、育てることも重要な役割の一つです。
そのため、自身や上層部だけが発言する会議になるのはNGなのです。
ただし、周りの空気をうかがって、発言しにくく感じている部下もいるでしょう。
そういう際は、
「○○さんはどう思う？」
などと発言を促し、部下の意見を取り入れるようにしましょう。
会議に出席する回数が多い職種の場合は、「ファシリテーション」を学び、スムーズに意見交換をできる場を作るスキルを身につけるのもおすすめです。
一対一で話したほうがいい場合
新人の頃に、みんなの前で叱られて恥ずかしかったり、悔しかったりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
人前で部下を叱ってしまうと、そのように自尊心を傷つけてしまうことがあります。
それを防ぐためにも、部下を叱る・注意する際は、一対一で話す方がおすすめです。
会議中での注意点であれば、その場で叱ってしまいがち。
ですが、そこは一旦抑えて、会議後に注意をしましょう。
次回、改善できていれば、その点を褒めてフォローするのも効果的です。
なお、職場には内密にしておきたい情報もあるはず。
そうした際も一対一で話し合うようにしましょう。
社内に場所が無い場合、カフェを利用することもあるかもしれません。
しかし、近所のカフェだと事情を知る人が来店している場合もあります。
そのため、会議室や貸しスペースなど、情報が漏れにくい場所をおすすめします。
会議を有意義な場にするために
会議をスムーズに進めていくために必要なポイントは以下の通りです。
1. 会議の議題などを事前に決めておく
2. 事前に自身の意見をまとめておく
3. 進行係を配置する
4. 発言者の人格を否定しない
5. 部下の発言を促す
まとめ
今回は会議で効果的な発言をするために心がけたいことをご紹介しました。
ポイントはすぐにでも実践できる簡単なものが多いです。
会議の参加者と「報・連・相」を取り、準備をしっかりしてから開催するようにしましょう。
