総務などが中心になって、定期的に発行される社内報。
回覧で回ってきたり配られたりしても、読まずに放置していませんか？
また作る方もルーティーンになってしまっているため、内容が代わり映えせず、去年の今頃も同じような記事だったと思われてしまうこともあります。
しかし、社内報を上手に使えば、会社の思いを社員に浸透させ、一体感のアップにつなげることができます。
社員に読まれる楽しい社内報を作成するには、どうしたら良いのでしょうか？
社内報とは
社内報とは会社から従業員に向かって発信される社内の情報のことで、冊子や新聞などの紙媒体、メールや社内ホームページの電子媒体など、さまざまな形で発信されています。
内容は、入社した社員や退社する社員の情報などの総務的な内容から、新製品や社内のイベント、会社の経営理念まで、会社に関するさまざまな情報が掲載されています。
小さな会社ならば、すべての社員の顔と名前が分かりますし、日頃から経営者と接する機会も多く、経営方針なども共有できます。
しかし会社の規模が大きくなればなるほど、顔を知らない社員が増え、経営者との距離が遠くなってしまうことも。
そのような場合に社内報を上手に活用すれば、帰属意識を育てたり、社内コミュニケーションが活発になったりと、会社にとってのメリットを生むことができます。
社内報の形式
社内報の形式は、冊子や新聞形式など紙媒体が一般的ですが、社内イントラネットなどを利用してWebで閲覧できるようにしたり、アプリを使用して社員のスマホに直接配信したり、ブログ形式で発信したりなど、電子化時代にマッチした新しい形式も増えてきました。
紙媒体や電子媒体にはそれぞれ特徴があるので、メリット・デメリットを含めて詳しくご紹介します。
冊子などの紙媒体
編集してから印刷して、各部署や個人に配布する形になります。発行頻度は月に1回から数ヶ月に1回の会社が多いです。昔ながらの社内報の形で、今でも紙媒体で発行する会社が最も多いと言われています。
メリットとしては、紙媒体なので、デザインやレイアウトに独自性を出して、自社文化を直感的に伝えられることです。
また、家族や休職中の社員にも郵送による配布ができます。
デメリットは、編集、印刷など、手間とコストがかかってしまうことです。
さらに印刷から配布まで時間がかかるので新鮮な情報を届けるのが難しいこと、実際にどれぐらいの人がどんな記事を読んだのか、把握することがわかりにくいことも挙げられます。
Web媒体
Webを使うと、低コストで社内報の発行が可能です。
発行頻度は毎日～1週間のペース。
社員が1人1台パソコンを使用する会社では取り入れやすいですが、工場など現場にパソコンが行き渡っていない部署や、パートやアルバイトなどが多い会社では、導入が難しいです。
メリットは、自由なタイミングで更新できるので速報性のある情報を発信できること、閲覧数をすぐに確認できることや、動画やリンクなどを共有できること、コメントなどで双方向のコミュニケーションが可能なことなどです。
デメリットは、アクセスできる環境がないと閲覧できないことや、家族や休職中の人は見にくいということです。
アプリ形式
アプリサービスを利用して、それぞれのスマートフォンに情報を発信する形式です。無料アプリもあれば、有料で提供されるアプリもあります。
メリットは、PCがなくても移動中や休憩中にすぐ社内報にアクセスできること。さらにWeb媒体と同様に、閲覧数の確認、動画やリンクの共有、コメントによる双方向コミュニケーションが可能であることです。
デメリットは、社用のスマートフォンがない場合、個人所有のスマートフォンに依存する形になり、性能・設定などのばらつきが出てしまうことです。
さらに、アプリの開発費や、継続的なセキュリティ対策などの費用がかかる可能性もあります。
読まれる社内報を作るポイント
まずどんな媒体であっても、皆に興味を持ってもらえるような内容にしていくことが大事です。自社の状況にあったテーマを取り上げましょう。
全国に支社がある会社なら、支社について社員やお仕事、ご当地の様子や名物を紹介すると、その支社に親しみを持ってもらうことができます。
女性社員が多く、子供を産んでも活躍して欲しいという会社方針なら、ママ社員の1日について特集を組むと、未婚女性は未来のビジョンが見えて安心できますし、男性社員の理解促進にもつながります。
社員が参加できる内容にすると、社員同士のコミュニケーションを深めるのに役立ちます。
例えば社食のアンケートをとって人気ランキングにすると、身近な内容なだけに関心が高まります。
社員のインタビューや座談会の記事など、自分や仲間が載っている記事はつい読みたくなるものですよね。
さらに、それぞれの媒体に合った配布・配信方法を工夫する必要があります。
紙媒体ならば、自宅に郵送すれば家族と一緒に見る機会も増えるでしょう。
また、サイズを小さくすれば鞄に入れやすく、自宅でゆっくりと見たり、通勤途中で見たりすることができます。
Web公開スタイルなら、社員が最もページを開きやすい朝一番や昼休みに、メールなどで更新を知らせるのがおすすめです。
多くのWebコンテンツと同様に、トップに写真やコンテンツの目次をつけてわかりやすくし、短く読みやすい文章でまとめると、さっと目を通すことができるので、閲覧者数も増えるでしょう。
アプリの場合はアップする度に通知を出すなど、アプリの機能を存分に利用しましょう。
社内報の取り組み事例3選
成功事例として、3社の社内報をピックアップ。ぜひ参考にしてください！
紙とWebを併用し、それぞれの長所を生かしたマクロミル
紙の「ミルコミ」と、イントラネットの「NOW」を使い分けています。
冊子ではじっくりとインタビューをしたリアルな記事を、Webは毎日更新で写真やニュースを発信。
紙とWebのメリットを生かしつつ、より深い社内報を発信することに成功しています。
家族との会社の架け橋となる社内報を届けるグリー
グリーでは、半年に一度、内容の詰まった24ページの冊子を、社員の自宅と実家の両方に郵送しています。事業紹介や、外部の有識者による会社への意見などの記事を掲載。遠くに暮らす家族にも好評のようです。
簡単に閲覧、投稿もできるアプリ社内報のデジタルガレージ
IT企業のデジタルガレージは、エムツーというアプリタイプの社内報を作成。
アプリの利点であるタイムリーな情報発信を生かし、各事業などの情報を社員がすぐに共有できるようにしています。
社員のコラムなど親しみやすいコンテンツも特徴です。
まとめ
社内報について、媒体ごとのメリット・デメリットや、社員に親しまれる社内報の事例などを紹介しました。
会社にぴったりな媒体を選びつつ、社員が読みたくなるような質の良い記事を発信することが、よりよい社内報作りのポイントです。
社内報を、会社と社員、社員と社員の橋渡しになるコンテンツとして有効活用できるよう、工夫してみてください。
