社内コミュニケーションが円滑にできる会社は、目標が明確に共有でき、社員同士の意見交換が活発にできています。また、そのような企業は、風通しも良く、離職も少ない傾向にあります。そのため、コミュニケーションを円滑にすることによって、会社自体を活性化できると言っても過言ではありません。
ここでは、そんな社内コミュニケーションの大切さや企業に必要な社内コミュニケーションとは何か、具体的な施策例までお伝えしていきます。
なぜ社内コミュニケーションが大事なのか
社内コミュニケーションが大切と一般的に言われていますが、具体的にどのような効果が得られるのか説明できる人は少ないでしょう。実際の社内コミュニケーションの成果を知ることで、より重要性を感じられるので、コミュニケーションの大切さを改めて確認してみましょう。
仕事の質が上がる・業務効率化
社内コミュニケーションが円滑になると、社員同士の意見交換などの意思の疎通がスムーズになります。
その結果、お互いの業務の進行状況も把握できるため、進行が遅れている人のフォロー体制が作りやすくなります。
このようにチーム内の業務分担が自然にでき、業務効率が上がり、ひいては仕事の質も向上するのです。
人材育成がスムーズ
社内コミュニケーションがスムーズにできている組織は、同僚などの横のつながりだけではなく、先輩、上司との縦のつながりも良く、風通しが良いのも特徴です。
そのため、安心感して自分の意見が言えるようになり、お互いに信頼関係が生まれます。
このような良好な関係の中で、人材育成はスムーズに行えるのです。
離職率の低下
退職理由として一番多いのは人間関係であるとも言われています。
社内コミュニケーションが取れている環境下では、自分の意見が言いやすく、不満などもすぐに相談することができます。そのため不平不満が溜まりにくく、社員が「愛着心」や「思い入れ」を強く会社に持てるので、離職率は低下します。
企業イメージ向上
「風通しが良い企業」「意見交換が活発な企業」「人間関係が良好な企業」と聞くととても良い企業だという印象を受けるでしょう。
これらの企業の共通点は、社内コミュニケーションが円滑にいっていることです。
このことからも分かるように、社内コミュニケーションの円滑さは、企業の内側だけではなく、外側のイメージに対してもプラスに働くのです。
会社に必要な社内コミュニケーションは何か
社内コミュニケーションにはタテのコミュニケーションとヨコのコミュニケーションがあります。
会社全体のコミュニケーションを向上させるためには、両方とも大切です。
この2つには、活性化させるための手段に違いがありますので、上手に使い分けましょう。
タテのコミュニケーション
上司と部下、経営者と社員のコミュニケーションのことを指します。
会社のビジョンの共有や社内の意思伝達の効率化、そして経営層の意思が社員にきちんと理解されるために必要不可欠なコミュニケーションです。
ヨコのコミュニケーション
同僚や他部署の社員とのコミュニケーションのことを指します。
このコミュニケーションが上手くいくと、仕事への一体感や意欲が増します。同じような状況下の悩みや成功事例、失敗事例などを共有することで、社員同士が高め合うことに繋がります。それが組織の活力にもなるのです。
社内コミュニケーションを活性化させるための施策例6つ
ここでは、社内コミュニケーションを活性化させる具体策をご案内します。社内に合った取り組みを見つけて実践してみましょう。
SNSやチャットツールの活用
SNSやチャットの魅力は対面しないで話ができることです。この良いところを生かしたのが「社内SNS」や「社内チャット」。メールや電話、対面で直接問い合わせるほどでもない小さな疑問を投げかけるのに最適です。
また、SNSで休日の出来事や趣味の紹介などを投稿し、それに普段関わりのない社員や同僚からの返答があると新たな交流関係が生まれます。これも社内の絆を深めるのに一役かってくれます。
イベント
社内の飲み会や忘年会、新年会のような大きなイベントに加えて、同期会や懇親会、社内の趣味サークルのような集まりがあるとコミュニケーションを活性化してくれます。共通の話題で盛り上がり、距離が近くなることで、悩みを打ち明ける関係に発展することもあります。
ミーティング
定期的なミーティングは、コミュニケーションを円滑にするのに貢献します。タテのコミュニケーションの場合、数の少ない面談やミーティングでは、部下からの本当の声は拾えませんし部下も上司に意見はできません。しかし、回数を重ねることで部下の緊張も解け、本音で意見交換ができるようになります。
席を決めないフリーアドレス
会社の中で社員の席を固定しないことをフリーアドレスと言います。フリーアドレスでは、その日の気分やその日行う業務に適した場所を自分で選んで座ることができます。
また部署の垣根もないため、色々な人と関わる機会が増えます。そうすることで自然と社内コミュニケーションが活発になるのです。
社内レイアウトの工夫
フリーアドレス以外にも、座席のレイアウトを工夫することで、コミュニケーションを高めることができます。
例えば机と椅子をジグザグに配置することによって他の社員との接点を増やす、円状にオフィスを回遊できるように座席を配置することで、オフィス内を歩き回りやすくする、といった方法もあります。
座席以外の工夫としては、パーテーションの撤去、予約不要の打ち合わせスペースの設置、休憩スペースを作るなども有効な手段です。
社内報
社内報は、会社の考えや理念を伝え、気持ちや思いを共有するためのツールになります。またどのような社員が活躍しているかなどを知るいい機会になります。
近年ではWebやアプリでも読める社内報も普及していますので、会社に合った方法を活用しましょう。
このような実施策だけで上手くいくのか不安に感じられる企業もあることでしょう。その際は、実際に成功している企業の人の話を聞く、成功している企業の取り組みを真似る、事例を社内で共有するなどして成功体験を参考にするのもおすすめです。
まとめ
社内コミュニケーションを円滑にすることは、仕事の質の向上、業務の効率化、離職率の減少と良いことしかありません。
各企業に合ったツールを活用し、社内コミュニケーション向上に努めましょう。
