断捨離とは生活に必要のないものを整理や処分することで精神的な調和をもたらすことです。しかしながら、多くの経営者は断捨離と経営は関係ないと思っていることでしょう。今回、ご紹介する内容はオフィスにおける断捨離を行うことで、会社がどう変わるかをご紹介していきたいと思います。
断捨離で得られる「無駄」
オフィスの断捨離は、単に綺麗にするだけの整理整頓とは違います。整理整頓も大事ですが、整理整頓だけでは業務改善の根本的な解決法にはなりません。
オフィスの断捨離で必要なことは物を減らすことで業務の無駄をなくし、プラスに転換させ生産性の向上を図ることなのです。
デスク周りが資料に囲まれていたり、使用頻度の低い文房具をたくさん置いていたり、ファイル共有スペースが乱雑に管理されていたりして、業務に携わっている社員が多いように見受けられます。実はそれは無駄なのです。ここでは断捨離によって改善できる「無駄」をまとめてみました。
〇ミス
書類や備品、データなどがしっかり整理されていなければ、違うものを使用してしまう可能性が高まります。そういった日々の小さな積み重ねによって起きる業務上のヒューマンエラーやトラブルは社外の取引先などからの信頼を失う可能性がございます。使うか使わないか分からない書類や備品、乱雑に管理されたデータなどは断捨離することで、ヒューマンエラーやトラブルが起きるリスクを減らすことができると言えます。
〇スペース
デスクに書類が高く積まれ周りのデスクが確認できない環境、社内の片隅や通路に積み上げられたダンボール箱によってオフィスの一室が物置になっている、乱雑に管理さてどこに何があるか分からない共有フォルダなど、ものを置くにはそれなりのスペースが必要です。オフィスやPCに使わないもの、いらないものがたくさんあると、それだけ無駄なスペースを使っていることになります。オフィスにおける断捨離を行うことでスペースを有効に活用できます。
〇時間
デスクやオフィスに物、PCにデータで溢れていると「ペンが見つからない」「会議資料がどこにあるか分からない」「営業資料はどこに格納した？」など日常的に起きやすい環境であると思います。このようなことが起きると業務時間が減っていき、無駄な時間だけが過ぎていきます。物やデータの所在は誰が見てもわかるように明確化することで、探す時間を減らすことができ、スムーズかつ効率的に仕事ができます。また、断捨離を行うことで業務に携わる人の思考もクリアになり、生産性も向上します。
断捨離を行うポイント
オフィスやPCには沢山の書類やデータがあり、会社では保管のルールが決まっていることが多いと思います。そのルールに根拠があるのかを見直してみてください。もし、根拠がなく保管している書類やデータであれば一気に断捨離が進みます。
オフィスによっては備品でスペースを圧迫しているケースもあるので、発注や納品を把握することで無駄がなくなります。
頻繁に使う備品は身の回りに置いておくべきですが、使用頻度の低い文房具や備品は社内共用にすることで備品にかかるコストや探す時間も減らすことができます。
断捨離の注意点
断捨離を行うと必要な書類やデータを捨ててしまったり、一時的な感情で捨ててしまったりすることがあります。したがって、断捨離を行うときの注意点をご説明していきます。
〇捨てる前の確認を怠らない
断捨離を行った世間一般の方の中には必要なものを捨ててしまったなどの声を聞くことがあります。書類やデータ、デスク周りの断捨離を行う際はしっかりと確認を取りましょう。使うものと使わないものを分け、捨てるつもりではなかったがないよう細心の注意を払いましょう。
また、自分が把握していない書類やデータについては関係各所に連絡し、確認を取りましょう。決済権を持っているからといって自分の判断で捨ててしまうことで、不測の事態に発展しかねません。
整理整頓のコツ
人それぞれ考え方や捉え方が異なるため、整った環境を維持するにはルールが必要です。断捨離を行ったとしても、日々、その環境が維持されていなければ意味がありません。習慣化し、浸透させることが大事です。
以下に習慣化するためのルールの例をいくつか挙げてみました。
・書類やデータを管理する備品やツールをしっかりと揃えること
・清掃時間を業務の中に組み込み、自分でチェックさせること
・責任者を決め、責任者が自己チェックの点検を行うこと
このようなルールを作ることで断捨離後も整った環境を維持させる事ができます。ただし、整理整頓を指示するだけでは信頼は得られません。社員や部下を信用し、立場を作ってあげることで小さなところから業務改善の意識が芽生え、やがて大きな生産性の向上に育つ可能性があります。
まとめ
オフィスの断捨離は様々なメリットがあることがわかりました。
それでは、明日からオフィスの環境を整え、業務の効率化を目指してみてください。
業務効率改善のための断捨離
