会社の経営をうまく回すためには、社内全体またはプロジェクト単位でスケジュールを共有していくことが不可欠です。スケジュールの共有がうまくいかないと納期遅れが生じ、最悪の場合、ビジネスチャンスを逃すことも起こりえます。
なぜスケジュールの共有は難しい？
スケジュールの共有が難しくなる理由の一つに、スケジュールを確認し合う時間がないことが挙げられるでしょう。
従業員が業務に追われていると、グループミーティングを開催したくても関係者全員を集めることはなかなか難しいと考えられます。
無理やりミーティングへの参加を義務付けたとしても、通常業務に割く時間が削られ、残業時間が増えるかもしれません。
また、全員が同じオフィスで働いていない場合はさらに集まることが難しくなります。外出や出張が多い職場や、リモートワークが認められている職場であれば、都合を合わせるのは至難の業でしょう。
わざわざスケジュール共有のためにミーティングをしなくても、メールで連絡を回せば問題ないという意見もあります。
確かに、メールを使えば関係者を集めなくてもスケジュールを連絡できるでしょう。ただし、業務が忙しい人ほど大量のメールを受け取る傾向にあり、スケジュール関連のメールを見落とす可能性が高まります。
スケジュールを報告した側としても、時間をかけてメールを打ったにもかかわらず返信をもらえないことで、ストレスを感じるでしょう。
さらに、マネジメントする人の立場で考えると、グループで分担している仕事の進捗状況がわかりにくく、全体のスケジュール調整が難しいという意見もあります。
このように、社内全体またはプロジェクト単位でスケジュールを共有するには、いくつものハードルがあるといえます。
スケジュール共有にはITツールが便利！
スケジュールを共有するには、スケジュールやタスク管理ができるITツールの導入をおすすめします。
ツールを使うことで、関係者がタイミングを合わせて集まる必要がなくなり、自分の好きな時間でスケジュールの確認・更新ができます。さらに、グループで仕事を分担している場合でも、個々の進捗状況がわかりやすく、全体のスケジュール調整がスムーズになると期待できます。
たとえば、クラウド型のスケジュール管理ツールを例に挙げて説明しましょう。
従業員にアカウントを登録してもらえれば、全員がカレンダー機能を使ってお互いにスケジュールを確認し合うこともできます。
また、同じアカウントでログインすれば、複数の端末で利用できるのもクラウド型の魅力です。普段はオフィスのパソコンで、外出中などはタブレットやスマホでアクセスしましょう。
このようにITツールを使うことで、スケジュールの共有にストレスを感じることなく、より柔軟に働けると期待できます。
スケジュール共有にITツールを導入する際の注意点は？
スケジュール共有に便利なITツールですが、社内に導入する際にはいくつか注意するポイントがあります。
1つは、セキュリティです。個人がプライベートで使っているアカウントや端末でITツールを利用するのは、セキュリティ面でよくありません。
万が一、社内データをダウンロードした端末を紛失すれば、情報漏洩の危険が生じます。また、全員が同じITツールを使いこなせるよう研修を行うことも大切です。
使用手順だけを伝えるのではなく、ITツールを使う目的も理解してもらいましょう。一部の人がITツールを使えないとなると、個別にメールや電話、あるいは対面して連絡を取り合わねばならず、お互いに時間をとられます。
なお、いきなり社内全体でITツールを導入するのではなく、一部の部署で試験的に導入してみて問題点を洗い出すことをおすすめします。
たとえば、ITツールを使いすぎるあまり、実際に会ってコミュニケーションをとる機会が減ったり、休暇中の社員にもITツールで連絡をとってしまったりという問題が見えてくるかもしれません。
ある程度ITツールの運用ルールを決めてから、社内全体に展開していくのがよいでしょう。
