現在の日本では、働き方改革の推進が求められています。2018年6月に成立した働き方改革関連法は、2019年4月以降順次施行されます。
この法案の中で注目すべき点の一つは「時間外労働の上限規制の導入」です。
これまで時間外労働の上限は法律で決められておらず、罰則もありませんでした。そのため過剰な残業を余儀なくされた会社員の過労死や精神疾患からくる自殺などが相次ぎ、ニュースでも大きく取り上げられるようになってきました。
今回の法改正で、時間外労働の上限が定められ、違反があった企業には罰則が科されるようになりました。
そのため、今まで残業が多かったた企業では、残業時間を減らさなければならなくなりました。否応無しに業務の効率化を求められているのです。
多くの企業はこの課題をクリアするために、新たな事業方針を打ち立てる必要があります。業務を効率化することによって、会社はどのような変化を遂げるのでしょうか。そのメリットや効率化のためのポイントをご紹介します。
業務の効率化が必要な理由
それでは今一度、なぜ業務の効率化が必要なのか、どういうメリットがあるのかを見ていきましょう。
まず第一に、法改正によって必ず対処しなくてはならなくなった残業の削減です。
毎日遅くまでの残業は社員のやる気と集中力を奪い、日中の作業にも支障をきたしかねません。
残業が減れば社員は家に早く帰ることができ、家族との時間も増えて、自分のために過ごすことのできる時間の余裕もできてきます。
法改正がなされたからという理由ではなく、いかに社員が働きやすい環境を作っていくかということを考えた際、残業を減らすというタスクは企業にとってはまず最初に取り組み始めるべきものではないでしょうか。
第二は、業務の効率化によって、今までかさんでいた残業代などの無駄なコストの削減が可能になることです。会社はコストが減り、社員も働きやすい環境がおのずと整っていく。企業としては一石二鳥と言えますね。
第三のメリットは、社員の定着率が上がることです。働く環境が整えられると、社員はその会社を辞めようとは思わなくなります。人材の定着率が上がると、人が頻繁に入れ替わることによって必要になってくる諸経費や時間が削減できます。
業務の効率化の方法３選
ITツールを使う
iPadなどのITツールを使うことによって、業務中の多くの作業時間を大幅に短縮することが可能です。これは一部の社員にだけ持たせるのでは意味がありません。会社で働く人すべてに所持してもらうことが大切です。
例えばそうすることで、今までであれば棚卸しをする際に、実際に社員やパートが長い時間をかけ、残業してまで商品の数量を数えなければならなかったのが、手元にあるタブレットで入力されたデータを確認すればいいだけになります。
その他にも社外でトラブルが発生した際などは、iPadの位置情報を使って担当者がすぐそばにいるのか、他の担当者の方が早く現場にたどり着けるのかといったことも把握することができ、問題に素早く対応できるようになります。
完璧主義を捨てる
会社を経営していく上で、何もかもを完璧にこなそうとするのは土台無理な話です。なぜならば、会社は自分だけで動かしているわけではないからです。
完璧に物事をこなそうとすることは、もちろん大切なことではありますが「完璧主義」と呼ばれる人に、果たして下の人間がついていこうとするでしょうか。これは社外でも言えることです。
完璧主義の人には隙がなく、近寄りがたい雰囲気がありますね。それにその人自身も頑張りすぎるあまり、常に神経質になって心身ともに疲れている状態が続いていてもおかしくありません。
ある程度肩の力を抜いて、楽な姿勢で仕事に取りかかっている人の方が人間味があり、一緒に働く人からすると付き合いやすいのではないでしょうか。完璧を求め過ぎるばかりに、失敗を恐れるようなこともないでしょう。
誰にでもいいところ・悪いところがあり、成功も失敗もするわけですから、気を楽にしていることが大切なのではないでしょうか。
そうすることが社員の働きやすさにもつながります。
業務に完成度を求めすぎると、進行が遅くなってしまいがちです。
仕事の中で、どうしても押さえておかなければならないことと、ある程度流しても大丈夫なところを判断して、力を抜けるところでは抜くようにしましょう。
完璧主義を捨てることによって、細かいところにこだわりすぎなくなるので、業務の効率も上がるでしょう。
社員・非正規社員を同等に扱う
一部の社員だけが機密度の高いシステムを使うのと、それなりのシステムを全従業員が使うのでは、それなりのシステムを全員が使える方が業務効率が上がるのはいうまでもありません。
これは、前者の一部の社員がトラブルが起こった際にその場にいないことを考えてみると分かりやすいかと思います。その場にいる他の誰もシステムのトラブルを解消する術を持たないと、それをできる人がやって来るまで業務は滞ってしまいますね。
このような状況に陥ると、貴重な時間と労力を無駄にしてしまいます。そういったことがないように、すべての人がシステムを使いこなせるようにした方が作業効率は上がります。
業務効率化に役立つツール３選
Googleカレンダー
Googleカレンダーの便利なところは、端末を選ばずに使用することができるところです。クラウドサービスなので、パソコン・スマートフォン・タブレットとその時1番使いやすい端末を使って予定を組むことができます。
ChatWork
ChatWorkは全てのモバイルデバイスを活用してチャットができるアプリです。グループを作ってチャットが可能で、これを導入することによりスマホやタブレットで会議に参加することも可能です。営業で外に出ている社員が会議のために会社へ戻る必要もなくなります。
Trello
タスク管理のツールであるTrelloの機能は、インターネット上で付箋を貼ったり剥がしたりすることです。個人のタスク管理のみならず、チームで業務の進行度合いを共有することができるので、ケアレスミスをなくすことができます。
まとめ
今まで行ってきたことを変えていくのには、大きな労力と時間が必要になります。しかし、業務を効率化させることは、会社を良い方向へ持っていくためには必ず必要なことです。
一度に残業をなくす、というようなことはできませんから、できることから少しずつ確実に変えていき、業績アップを目指しましょう。
