標を設定したり、その進捗を確認したり、互いの情報を共有する場としてミーティングを設けている会社は多くあると思います。
しかし、実際にはそれぞれが自分の業務に忙殺され、形だけのミーティングになっている場合や、ただ時間が長いだけの中身のないミーティングになっているということもあるのではないでしょうか。

ミーティングはその内容を変えるだけで、職場の雰囲気を良くし、業務を効率化するきっかけを作ることができます。
どのようなミーティングを行えば結果に結びつくのでしょうか?

この記事では、職場を変え、結果に結びつくミーティングの極意について紹介します。

 

目の前の仕事で手一杯な現状をどう打破するか

 

時代が目まぐるしく変わり、その時代に合わせた働き方や業務を求められる中で、情報を共有したり、問題点をあげ、随時解決していったりすることが求められています。
しかし、人手不足によりそれぞれが日々の業務で手一杯な状態で、なかなか意味のあるミーティングの機会を設けることができないという会社も多いのではないでしょうか。

せっかくミーティングの機会を設けたとしても、そのミーティングを意味あるものにするために用意するだけの時間がなく、中身のないミーティングになってしまうという経験がある方もいると思います。

全体の業績を伸ばしたい上司と、全体を見ずに自分の仕事さえこなせば良いと思って働く部下で意識の差があっては、なかなか職場の士気はあがりません。

部下一人ひとりの意識を改革していくことにより、皆で高みを目指せば、職場の士気があがり、雰囲気が良くなって業績が伸びていくのです。

ではこの意識のズレはどうすればよくなっていくのでしょうか。

 

ミーティングの問題点

ミーティングのよくある問題点として、本音が出ないということがあります。
大人数でのミーティングを行うとどうしても声の大きな人の意見が通ってしまい、なかなかそれぞれの本音が出ません。
結論を出す際もうやむやになってしまい、結果的に声の大きな人の意見が通ってしまうといった経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。

しかし、それでは皆が満足のいくミーティングの結果になりません。
また、人数が多いことにより話がそれてしまい、議論すべきはずの内容を最後まで突き詰めることなくミーティングが終わってしまうということも多くあります。

そのような問題を解決し、結果を出すミーティング方法を以下にご紹介します。

 

結果を出すミーティングの方法とは

ミーティングにおいて大切なことは、参加者皆が議題を自分事として考え、どうすればその問題を解決できるかと考え、その考えを結果に結びつけることです。

そのための手順として、第一にそのテーマを事前に参加者に知らせ、そのミーティングの意義を伝えます。
その上でそれぞれにテーマについて自分の考えを紙にまとめるように指示をします。
忙しい中でなぜこのような作業をしなければならないのかと思う社員もいるかもしれませんが、各々が真剣に問題に自分事として向き合い、紙に書くことでやる気が熱を帯びます。

次にそれぞれが書いてきた紙を貼り出し、全員がそれぞれの考えを見渡せるようにします。
貼り出して一覧一望することで参加者全員が声をあげることができるし、考えを共有することができます。
声の大きな人だけでなく、全員が声をあげることを可能にするのです。

そして最後にどのような基準で評価するかを伝え、それにそって実際にミーティングで議論をしていくというものです。

各々が問題点を書き込むので、様々な課題があぶりだされ、それらをクリアしていくことにより、仕事を効率化したり、業績を向上させたりするきっかけになります。
また、自分事としてとらえた社員が職場を良くしていくにはどうしたら良いかと考え、行動するようになるのです。

 

従来のミーティングとどう違う?

この方法をとることによって、全員が自分事として当事者意識を持って問題点について頭を悩ませ、意見をすることができます。
そして貼り出すことにより、皆の意見をそれぞれが確認でき、議論の全体を見ることができます。

評価の基準を示すことにより、価値観や方向性を共有できるので、議論がそれる心配もなく、結果に結びつくミーティングを行うことができるのです。

 

まとめ

参加者全員が声をあげ、自分事として考えるミーティングを行うことによって、職場の士気があがり、それぞれのやる気があがります。
職場の雰囲気も良くなり、皆で目標に向かってがんばることのできる職場になります。

人材不足の時代、それぞれの仕事力をあげることは会社全体の業績をあげる一番の近道です。
ミーティングのやり方を変えることが、職場を改革する起爆剤になるかもしれません。

ぜひ自社のミーティングのやり方を見直し、部下のやる気があがるミーティングを実践してみてくださいね。