さんは、自らの会社の社員が、どれだけ残業をしているか、また、残業中にどんな業務を行っているか、全体の何割が残業をしているか、など、社員の働き方について十分に把握しているでしょうか。

2019年4月1日から、「働き方改革関連法」が適用されたことにより、

・時間外労働の上限を月45時間、年360時間とすること

・使用者は、10日以上の年次有給休暇が付与される全ての労働者に対し、毎年5日、時季を指定して有給休暇を与える必要があること

・雇用形態にかかわらず、平等な評価・待遇を適用すること

などが、法律で定められ、徐々に浸透しつつあります。

 

その中でも残業時間に関しては罰則つき上限規定が定められ、違反した場合には、罰則(6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科されるおそれがあります。

この法改正を受けて、残業時間の迅速な削減を求められている会社も多いのではないでしょうか。

労働時間が長くなれば、社員の心身を疲労させ生産性を著しく落としてしまう可能性も出てきます。

以前は長時間働くことと、成果を上げていることをイコールのように考え、残業をすることが当然のような風潮が強くありました。

しかし、現実的にみてそれは誤った考えであることがわかります。

長時間労働の見直しを会社内で進める場合、一体どういったことから変えていけば良いのでしょうか。

就業時間の中には直接業務とは関係のない細かな作業が多く含まれています。

果たして、その時間、本当に必要でしょうか。効率よく、業務を行えているでしょうか。

就業時間に無駄な時間がいくつもあると自然と労働時間は長くなります。無駄を省いて効率化させていくために必要な事は何なのかを考えてみましょう。

 

残業削減その①非効率なことを改善する

会社勤めをしていると、自分の関わっている仕事の効率について、誰もが「これは非効率的だなぁ」と思ったことがあるのではないでしょうか。

しかし、効率が悪いとわかっていながらも、

「今までこれでやってきたから…」
「新しいやり方を考える暇もないし…」

といった理由からそれが常習化してしまっていて、変えることができない、もしくは変える気がない場合が多々あります。

効率的でない業務フローや雑務を変更しないままでいると、不必要に時間を無為に過ごすだけとなってしまい、残業時間が減ることもありません。

まずは非効率的なことから、改善していく必要があります。

 

会議の有無を見直そう
企業の規模の大小に関わらず、どのような仕事にも会議はつきものです。効率のいい会議をするためには入念な事前の準備とその会議での到達点を決める必要があります。

しかしながら、そういった効率のいい会議ばかりではないのが現状と言えるでしょう。数ある会議の中でも最も頻繁に行われながらも、その存在意義を見直す必要のある会議が「定例会議」です。

企業やその中の部署によっても行われる頻度はさまざまですが、多くの場合は曜日や日にちを決めてある程度頻繁に行われているのではないでしょうか。

そのため、これといって重要な報告や話し合いの必要がない場合や、ただただ進行状況を報告するためだけでも会議が開かれることがあります。

そういった定例会議は多くの人にとって不必要なものとなります。事前に議題を吟味し、適宜必要であるかどうかを見直す必要があると言えるでしょう。

その際に一考すべきことはもう一つ、地方勤務者の出席が必要であるかどうかということです。

遠隔地から会議のためだけにわざわざ出張しなければならないとなると、交通費用と時間の無駄になります。

直接顔を合わせて話し合いをする必要のある場合以外は、テレビ会議やビジネスチャットなどを使って会議を進めることも考えてみましょう。

会議自体の要不要を改めて考え直すことはもちろんですが、どうしても会議が必要な場合は、時間を浪費することがないように、以下のことに気を付けましょう。

・時間を事前に定める

会議を始める前に、時間を設定して臨みましょう。

終了時間を設定しないと、会議が間延びしてしまい、いつまでたっても有効な会議が行えません。

時間をはじめから設定することで、数量時間から逆算して会議に臨むことができ、常に時間を意識して会議に取り組むことができます。

時間設定は、想定する時間よりも少し短めに設定するのがいいでしょう。そうすることで、会議の議題を絞り込むことができます。

また、最初のうちは、会議にどれだけ時間がかかるかわからないことがあると思います。そのため、会議を行う際には、必ず時間を図って取り組むようにしましょう。

 

・参加する人を決める

定例会議など、毎週行う会議では部内全員参加などの決まりがあることも多いです。

今まで全員が参加していたからと言って、全員が会議に参加していると、それだけ、通常の業務が止まってしまうことにつながります。

「この会議は何を決める会議なのか、誰に聞いてもらいたい会議なのか」そういったことを、今一度考えてみることが大切です。

必要なものを新たに見直す視点を持つことで、社員がただ聞くだけの会議や、発言の場がない会議などを予防し、会議に参加しない社員は自分の仕事に集中できます。

 

・スキルの属人化をやめる。

サービス業の場合、店長が発注や納品作業など、レジ業務以外のほとんどの業務を担当していたり、
新人のスタッフに教育する時間がなく、なかなか新しい仕事を任せられないなんてことはありませんか。

これは、スキルのノウハウを共有せず、仕事が人についてしまっているスキルの属人化が進んでしまっているいい例であるといえます。

スキルが属人化してしまうということは、多くの業務を担当している人の急な退職や病欠に対応できません。

 

また、部下は、上司がいつまでたっても業務を多くになっているような状況が続くと、自ら仕事を覚えようとしなくなります。

結果、会社として、効率が悪くなり、一人の負担が増えていくため、残業が増えてしまいます。

経営者は、現在偏っている仕事を少しずつ部下に振り分け、タスクの属人化を防ぐ必要があります。

それが難しい場合は、マニュアルを作成し、部下に勉強の機会を与えることが大切です。

 

・ツールを上手に利用しよう

最近は便利なツールが増えて、より仕事を効率化させることが可能となってきました。

毎日行われる進捗報告会議などはビジネスチャットを使うことでなくすことが可能です。

定型業務については、毎日仕事を終える前にシステム上の進捗管理表にその日の進捗を記入するように運用します。

突発的に起こったことや作業に関しては、タスク管理ツールを使用しましょう。

タスク管理ツールを使って、どのタスクにどのくらい時間がかかっているか、誰がどのくらい余裕があるか、などを把握することができます。

そのため、タスクの降り直しや、大きな規模のタスクの人材補填も可能になり、効率化が進むでしょう。

 

また、タスクを事業部内で、紐づけて管理することにより、現在どの人物が作業の主導権を持っているのかを明確にします。

そうすることで、管理者の責任感を醸造することが可能です。

そうしてシステム化していくことで誰もが情報を共有・把握でき、作業のし忘れや報告もれなどを防ぐことが可能となります。

残業削減その②提出書類を見直す

申請書や書類に捺印が必要な場合、出張の多い人が書類の決済経路にいると、決済が完了するまでに大変な労力と時間を使うことがあります。

社内での連絡はメールか電話になるので、相手がメールを見落としていたり電話をかけてもいなかったりすると、さらに時間が過ぎていきます。

こういったときにもビジネスチャットのタスク機能やタスク管理ツールを使用することで、今、誰にタスクが回ってきているのかが可視化され、見落とされることが減少します。

可視化されることで書類が誰のところで止まっているかもわかるので、電話やメールなどでのフォローもしやすくなります。

メールと違いビジネスチャットのメッセージであれば、自分宛のものがすぐ目に止まるので、相手への反応がメールよりも早くなり、作業効率も上がるはずです。

 

また、書類の書式を統一することも重要です。

経理や事務が営業担当や制作担当から請け負った書類を提出してもらう際、少しの表記ゆれや、誤字、変更などがあったとします。

せっかく作成してもらった書類を受理できず、差し戻したり、初めから作り直しになってしまう場合があります。

営業担当や制作担当からしてみれば、経理書類の作成は、本来の業務とは少し異なり、時間を割きたくないものであることが多いです。

しかし、不備があっては、お客様に提出したり、社内データとして保管しておくことはできません。

そのため、少しでも不備を少なくし、経理と営業や制作間の食い違いを減らすためにフォーマットを作成し、表記を修正することが重要です。

書類の見本を作成し、いつでも閲覧できるようにしておいたり、勉強会を開催することなども、無駄な時間をさけるための重要な対策になるでしょう。

 

↓残業削減の成功例についての記事はこちらから↓
https://shacho-ouen.jp/wisdom/how-to-work/3030/

 

残業削減まとめ

社員の残業を減らしていくことは、社員の負担を減らし、働きやすい環境を作ることと同時に、会社の経費削減や、組織力の改善につながります。

社員が会社に勤めている時間は一分一秒をコストと考えましょう。

いくら、残業をしたことによって、納期内に遅延なく仕事が終わったとしても、残業を続けていればその分の残業代がかかってしまい、会社としての出費がかさんでしまいます。

 

また、残業を半ば社員に強制することで、社員からの信頼を失い、退職者、休職者が増える結果になってしまうかもしれません。

会社としての出費を減らし、社員のことを大切に考えるのであれば、どれだけ無駄な時間をカットして作業効率を良くしていくことができるのかを考えるべきです。

そのように考えてみると、残業というものがどれほど企業経営にとって、マイナスの要因になっているかがわかると思います。

時間のかかるタスクなどは全面的に見直して、できる限り効率化していきましょう。

 

今回は「会議」と申請書などの「提出書類」にスポットを当てましたが、その他にも必要以上に時間を消費している作業が必ずあるはずです。

一つ一つ見直していくことは骨が折れますが、作業を効率化させて残業を減らすことで、皆が働きやすい環境を作っていくことが可能になります。

今すぐ変えることができないようなこともあるでしょうが、できることから徐々に改善していきましょう。