員に自宅待機の指示を出すことは、新型コロナウイルスの感染予防として有効です。しかし、普段どおりに事業を行えなくなるので、経営者は何らかの工夫をする必要があります。このような状況だからこそ、無理に業務をさせるのではなく、人材育成に力を入れるのもひとつの手です。そこで今回は、自宅にいる社員を教育する方法について詳しく紹介します。

 

リモートワークのシステムを活用

働き方改革の影響により、リモートワークを取り入れる企業が増えました。これは在宅勤務やテレワークと呼ばれることも多く、企業に属する社員が出社せずに自宅などで仕事をする勤務形態を指します。そして、新型コロナウイルスの流行は、このリモートワークの普及を大きく加速させました。リモートワークは、インターネットを利用したコミュニケーション用のシステムを導入して行うのが一般的です。このシステムをうまく活用することで、自宅待機中の社員にも教育を実施できます。成功させたいなら、以下に挙げる2つのポイントを踏まえておきましょう。

リアルタイムで部下に指導
リモートワークのシステムは、テレビ会議のようにリアルタイムで映像や音声の送受信を行える機能を搭載したものが多いです。社員は仕事の開始前に上司と打ち合わせをしたり、困ったときに相談したりできるので、職場にいるような感覚で業務を行えます。このようなコミュニケーションを実現できることは、上司から部下への教育も実施できるということにほかなりません。職場で教えている内容のうち、実技を伴わず口頭で伝えられるものならリモートワークのシステムで指導が可能です。マンツーマンで行えるので、社員が理解できているのか確認しながら進められます。

ただし、部下がたくさんいるなら個別に対応していくのは得策ではありません。その場合は、複数の場所を同時に接続する機能をうまく利用しましょう。リモートワークのシステムには、複数の社員がミーティングを行えるように、この機能を備えているタイプが少なくありません。教育もミーティングの形式で実施すれば、一度に多くの社員を指導できるので効率的です。社員同士も音声や映像を共有できるため、上司が一方的に話すのではなく、全員にディスカッションをさせながら教えられます。すべての部下に必要となる基本的な内容は同時に紹介し、専門性の高い内容はマンツーマンで指導するなどの使い分けをすると良いでしょう。

教材などの資料も表示
リモートワークのシステムで表示できるのは、カメラで撮影している映像だけではありません。自分のパソコンの画面を映して、接続している人たちが見られるようにする機能もあります。この機能は、業務の資料を見ながらミーティングや相談などをする際に用いるのが一般的です。教育に利用すれば、口頭で説明するだけでなく、教材を用いて教えることも可能になります。プレゼンテーション用のツールなどで要点をまとめた教材を作成し、指導の流れも事前に考えておけば、予定している時間内に収めやすくなるでしょう。

パソコンの画面を映す機能がなくても、ファイル共有の機能やソフトを用いて資料を渡し、閲覧してもらうという方法もあります。映す機能がある場合でも、資料を事前に送って予習しておいてもらうと理解が深まりやすいです。このように、成果を上げるための工夫をすることもポイントになります。どうすればリモートワークのシステムを最大限に活かせるのか考えてみましょう。

 

オンライン研修を外部に依頼

平常時であれば、効率が良い人材育成として集合研修がよく行われています。集合研修は、自社の社員が講師を務めるケースのほかに、外部から専門性の高い講師を招くケースも多いです。後者は依頼料がかかりますが、企業が保有していない知識やスキルを習得できるというメリットがあります。厳しいビジネスシーンを勝ち抜くために、コストが増えても外部に依頼したいと考える企業が増えてきました。しかし、いずれにしても会場に多くの社員が入ることになるため、新型コロナウイルスの感染リスクのある状況で実施するのは望ましくありません。そのリスクを回避して同等の学習をせたいなら、以下のようにオンライン研修を利用するという選択肢があります。

インターネット経由で受講
オンライン研修では、サービスを提供している企業のサイトに接続してコンテンツを受講します。ブラウザではなく、企業が用意した専用のソフトを利用するスタイルが主流です。具体的なソフトの使い方はさまざまですが、一般的にはパソコン上やスマートフォン上で立ち上げて、IDやパスワードなどを入力してログインします。そうすると、申し込んでおいたオンライン研修の情報が表示され、指定の日時になるとスタートするのです。講師がインターネット越しに講義を進め、接続している人たちは聴講することになります。

最後まで聴講するだけなら、ライブ配信である必要はないと思うのではないでしょうか。実際には、講師と受講者のあいだで双方向のやり取りをしながら進行するケースが多いです。たとえば「挙手」という機能を使うことにより、講師から問いかけがあった場合に、受講者がレスポンスを示せるタイプもあります。そのほかにも、チャット機能を搭載しているなど、講師にリアルタイムで質問できるタイプも多いです。また、受講者を数人ごとに分けてコミュニケーションをとれるようにする機能も見受けられます。この機能があれば、集合研修で行うようなグループワークもインターネット経由で可能になるのです。

自社に合ったサービスを選択
外部のオンライン研修を利用する場合は、依頼する企業を慎重に見極めなければなりません。方針やシステムは企業によって異なるので、自社に合ったものを選ぶことが重要です。カリキュラムに沿ってスピーディに進めていくという方針もあれば、反復学習による定着を重視するという方針も見受けられます。後者だけに絞っても、講義の中で復習させる企業もあれば、講義を録画して見返せるようにする企業もあるのです。もちろん料金にも違いがありますし、営業のコンテンツが充実しているなど、分野ごとの強みも異なっています。

したがって、まずは社員に習得させたい知識やスキルを明確にしなければなりません。自宅待機を予定している期間なども考慮して、スケジュールに問題がないものを選ぶこともポイントになります。映像や音声がクリアであることも大切なので、無料体験が可能なら申し込み前に試しておくと安心です。また、社員に確実に受けさせたい場合は、部下の受講記録を上司がチェックしやすいところを選びましょう。

 

自分のペースによる学習を推進

自宅待機をしていても、こちらの指定した時間に学習するのが難しい人もいるでしょう。休校によって子どもが自宅にいる社員などは、それ以外の社員と同じタイミングで取り組めない可能性があります。タイミングを統一できそうにないなら、自分のペースで進められる学習方法を用意しなければなりません。これはインターネットを主に利用する方法とそうでない方法に分けられます。以下にそれぞれのポイントや注意点を紹介するので、どちらに関しても把握しておきましょう。

空いている時間でeラーニング
インターネットを活用するeラーニングなら、空いている時間を見つけて少しずつ進めていくことも可能です。eラーニングとはITを活用した教育のシステムで、広義では前述のオンライン研修などを含める場合もあります。ここで指しているのは、コンテンツが最初から最後まであらかじめ作成されており、それを閲覧したり聞いたりして学習していくタイプのものです。たとえば、プログラミングの入門的なeラーニングなら、プログラムの概念的な説明から始まり、徐々に実践的な解説に移っていくようなカリキュラムが多いでしょう。単元に分けて構成されており、次に進む前にテストが設けられているタイプもあります。

また、進捗や点数などが記録されている管理画面があることも特徴のひとつです。上司も確認が可能な仕様なら、問題がありそうな社員に対してメールなどでアドバイスできます。社員が個別に申し込むのではなく、企業が一括で申し込んだ場合は、そのような仕様になっているのが一般的です。eラーニングは、取り組むタイミングを自分で決められるため、つい後回しにしたまま忘れてしまう社員なども見受けられます。進めるうえで他人のペースを気にする必要はありませんが、最終の期限を意識して間に合うように取り組まなければなりません。ですから、修了できそうにない社員がいるなら、なるべく早く注意を促すことが大事です。

紙媒体の教材でも教育は可能
新型コロナウイルスの感染リスクを下げるには、ITを積極的に活用することが効果的です。とはいえ、何らかの事情でそれができず、リモートワークやオンライン研修などの利用が難しい企業もあるでしょう。そのようなケースでも、紙媒体の教材で学習を進めさせるという方法があります。ただし、この方法だと社員は自分のペースで取り組めますが、上司は進捗を把握することが難しく、的確なアドバイスを行うのも容易ではありません。そうであるなら、ほかの社員との濃厚接触を避けるように気をつけて、低い頻度で確認用の出社日を設定すると良いでしょう。

部下が多い場合でも一度に対応するのではなく、社員ごとの時差出勤による個別対応を基本としなければなりません。マスクを装着したうえで、部屋の換気や消毒をきちんと行うことも条件となります。大まかな内容を事前に電話で報告させたり、質問したい点をリストアップさせておいたりするなど、短時間の面会で済むように配慮することも重要です。

 

まとめ

自宅待機を人材育成のチャンスと考えよう!
社員の自宅待機を余儀なくされることは、経営者にとって悩ましいことです。しかし、人材育成のチャンスと捉えることで、今後の事業を加速させる準備を行えます。事業が忙しくなると十分な社員教育を実施できないことは珍しくありません。ですから、どのような教育方法があるのかを把握して、この機会に社員を成長させておきましょう。