理職は従業員に仕事を任せるときに、自分が楽をしてはいけません。タスクの委任についての5つのポイントを共有します。
委任を成功させるには、明確に委任された権限が必要です。これを解決するために、リーダーであるあなたは、以下の5つの質問に答えなければなりません。

 

タスクを委任する前に考えるべきこと

どの仕事を任せるか?
まずは委任するタスクを決定することについてからです。どのタスクを委任するかを明確にします。一般的には、1回限りの作業とルーチンワークを区別する必要があります。委任には最初にある程度の労力が必要なので、ルーチンワークには特に価値があります。

誰がタスクを引き継ぐべきか?
誰が仕事を引き継ぐのかを決めます。どの要件がタスクに関連しているのか、どの資格が必要なのかを明確にしましょう。その上で、自分のチームの中で誰が適任者なのかを考えてみましょう。次のような質問を自分にすることで、課題を課す動機を明確にしましょう。

  • なぜ、この特定の従業員にタスクを割り当てたいのか
  • 技術的な面だけでなく、社会的な面も重要な役割を果たしているのか
  • その社員のことをどう思うか
  • 今までにどんな経験をしてきたのか、具体的にどんなことを期待しているのか

タスクはどのように完了させるべきか?
従業員にどのような権限が与えられているのか、どのようなガイドラインやルールに従わなければならないのか、中間報告のミーティングはどのくらいの頻度で行われなければならないのかを決めます。社員にタスクと社員が追求している目標を説明してください。自分自身が具体的な期待や考えを持っているのであれば、それを会議の場に持ってくるべきです。
社員の意見や考え方を聞きましょう。どのように進めていきたいか、社員はあなたと同じ方向に考えているのか、社員の話を聞いて信頼を得て、社員の考えを知りましょう。社員の確認だけでなく、気の利いた質問をすることで自分の考えを持ち込むことができます。
最後に、タスクを完了するときに従業員に与える範囲を定義します。どのような専門的な責任と権限があるのか、フィードバックや中間報告がいつ行われるべきかを決めます。

課題を達成するのに何が必要なのか?
従業員がそのタスクに必要とするリソースを決定します。彼らと一緒に実装に必要なツール、またはドキュメントを検討します。

タスクはいつまでに完了させるべきか?
タスクの完了時期を指定します。スケジュールについて話し合い、終了日と必要に応じて中間報告の日程を決定します。

仕事の遂行に自由を認める
上記質問の結果から、エビデンスを作成しタスクを引き渡すことができるようになりました。遂行中は、少なくとも要求で定義されたルールを遵守する限り、従業員にある程度の自由を許可する必要があります。だから、従業員が自分とは違った進め方をするならば、それを許してあげてください。もしかしたら、さらに良い結果が出るかもしれません。
しかし、フィードバックの議論の中で、物事が間違った方向に進んでいることが明らかになった場合には、すぐに反応して是正措置を取るようにしましょう。人を萎縮させるような指示は避け、代わりに質問をしたり、諭したりして舵取りをするようにしましょう。
巧妙な質問で相手を正しい道に導く経験豊富なアドバイザーとして、自分自身をメンターとして見てください。