「業務の効率を高めたい」
と考えている経営者も多いのではないでしょうか。
そんな時にオススメしたいのが、コミュニケーションツールの見直しです。
たとえば、チャットツールを使えば、メッセージの閲覧がしやすいため、業務の時短に効果的。
一方で、導入後は新しい操作に慣れないといけないため、問題点もいくつかあります。
そこで今回は、新しいコミュニケーションツールを導入するメリットと課題をご紹介します。

 

社内コミュニケーションは重要

社内のコミュニケーションが円滑に進んでいないと、
・データの最新情報がどれかわからない
・相手からの返信を待つことによるタイムロス
・操作手順で時間がかかる
といったことが起こり得ます。
スケジュール調整に1週間以上かかったり、前回の会議の議題がわからなかったり、といったこともあるかもしれません。
その点、自社に合ったコミュニケーションツールを使えば、予定を早く進めることができるでしょう。
そうすると、社員間にもゆとりができ、そこから新たなアイディアが生まれることも。
そのため、社内コミュニケーションツールの見直しは、業務効率化の上で重要な役割を担っています。

社内コミュニケーションツールの種類

電子メール
他のコミュニケーションツールよりも、フォーマルな印象を持ちやすいのが電子メールです。
しかし、相手が既読したのかわからなかったり、メッセージを遡るのに時間がかかったりする難点も。

社内SNS
社内SNSは、社内だけで使えるFacebookのようなものをイメージすると良いでしょう。
実際にFacebookは「Workplace(https://ja-jp.facebook.com/workplace)」という社内SNSサービスを提供しており、30000以上の組織で利用されています。
過去メッセージの閲覧がしやすいほか、日常の雑談等もタイムラインに投稿することで、社員同士の交流回数が増えることも考えられるでしょう。
ただし、業務以外の交流に時間が割かれてしまう可能性がデメリットとして挙げられます。
また、中には会社とプライベートを分けたい社員もいるでしょう。
そのため、距離感を取りやすい環境にすることが大切です。

チャットツール
slackやChatworkなどがチャットツールとして挙げられます。
一番のメリットは、メッセージの閲覧がしやすいことでしょう。
slackでは、メッセージごとに「スレッド」という一連のまとめ機能があります。
この機能を利用すれば、相手とのやりとりを内容ごとにまとめられるため、混乱せずに済むはずです。
また、「リアクション機能」で、メッセージに絵文字で反応を示すことができます。
リアクション機能を使えば、読んだサインを短時間で送れるため、時短にも効果的です。
なお、チャットツールは有料の場合もあります。
slackやChatworkは無料でも使えますが、機能に制限があるため注意が必要です。

グループウェア
グループウェアは、組織のスケジュール管理やメッセージのやりとり等の機能を持ったソフトウェアのことです。
メッセージの送受信に限らず、ファイル共有や会議室予約システムなど、機能が多岐にわたるのが特徴。
そのため、一つのソフトで機能を統一したい場合は、グループウェアが向いているかもしれません。
ただし、無料のグループウェアは少ないため、導入費用は上記ツールよりもかかることが予想されます。
(ソフトにもよりますが、相場は月額500-1000円/人 ほど)

 

社内コミュニケーションツールの問題点

社内コミュニケーションツールには以下の問題点が考えられます。

使いこなせる人とそうでない人の差がある
どのようなツールでも、新たに導入する場合は、適応するのにある程度時間がかかるでしょう。
そのため、導入初期はどうしても効率が落ちてしまいがちです。
そこで慣れることができれば良いのですが、使い方に馴染めない人も出てくるかもしれません。
また、社内SNSなどの場合、社員同士の距離が近すぎになってしまうことで、逆に効率の悪さを招く場合も。

複数のツールがあると混乱しやすい
一元管理されていれば良いのですが、「自社ではメールとslackを使用している」というように、複数のツールを利用している場合は注意が必要です。
「新しいファイルはどのツールに送ったんだっけ?」
「slackしか確認していなかったので、メール返信が遅れた」
というケースも出てくるかもしれません。
そのため、
・ツールを一つに絞る
・ケースごとにどのツールを使うかルールを作っておく
などの工夫が必要となってくるでしょう。

 

社内コミュニケーションツールを活用するために

先ほども書いた通り、社内コミュニケーションツールを新たに導入する場合は、デメリットも出てきます。
そのため、
・目的を明確にして自社に合ったツールを導入する
・社員が使いこなせるようにサポートする
といった施策が必要となってくるでしょう。

現時点でのコミュニケーション上の問題点を明らかにし、どのツールが合っているかを検討しましょう。
ツールによっては初期費用や月額課金が必要なものもあります。
そのため、コストよりもメリットが上回るかどうかをチェックすることも重要です。
また、普段パソコンやスマートフォンを使用していない社員の中には、こうしたツールに慣れないこともあるかもしれません。
そうした時は、徐々にツールを移行していく、社内にサポートする人材を配置するなどして、社員に負担がかからないよう工夫することをオススメします。

 

まとめ

今回は、新しいコミュニケーションツールを導入するメリットと課題をご紹介しました。
時短や作業の効率化に繋がるコミュニケーションツール。
しかし、導入に際して混乱が出てしまうこともあります。
そのため、サポート態勢をしっかり整えた上での導入をオススメします。