「今日は何を話し合うんだっけ?」
「次の会議はいつにしようか」
そのような言葉で、会議が長くなってはいませんか?

ある中小企業では、会議を効率化するためのルールがあります。
ポイントは、
・「次の会議の日程」を会議の最初に確認する
・報告内容の順番と持ち時間を決めておく
こと。

ルールを決めておくことによって、会議の時間を短縮し、会議への参加者の意識を高め、会議の内容を業務の効率化につなげることができるのです。
それでは、各項目を見ていきましょう。

 

ポイント1 「次の会議の日程」を会議の最初に確認する

「次の会議の日程」を最初に決めることで、会議時間を短くすることができます。

経営者は忙しい日々を送っている方が多いでしょう。
そのような中、中身のない会議で時間を取られてしまっては、イライラすることもありますよね。
そうならないためにも、会議冒頭で「次回の予定」を決めてしまいましょう。
決め方にもコツがあります。
それは、「予定が合わなかった時の対処法」をあらかじめ決めておくことです。
忙しい経営陣や、他の企業も参加するとなると、全員の希望が一致する日程は難しいかもしれません。
そこで、

・ジャンケンで勝った人の希望日にする
・次回の会食代を支払った人が日程を決められる

といったルールを決めておくと、効率的に会議日程を決定できるのです。

また、あらかじめ「次回の議題」を決めておくことで、「今日どのようなことを話し合わなければならないか」も明らかになります。
その結果、有意義な議論を交わすことができるでしょう。

 

ポイント2 報告内容の順番と持ち時間を決めておく

会議を効率的に進めるには、あらかじめ報告内容の順番と、持ち時間を決めておくことが重要。
なぜなら、話が脱線し数十分も関係ない話をしてしまったり、情報の発表漏れを防ぐことができるからです。
たとえば、ある中小企業では、

① 数字の報告(実績報告)
② お客様の声
③ ライバル情報
④ 本部情報
⑤ 自分の考え、スタッフの考え

といった順番で、報告してもらうようにしています。
それを、職責下位から発表するのがルール。
あらかじめ発表項目が明らかになっていれば、社員も情報を集めやすいでしょう。

また、時間も決められているため、プレゼンの練習にもなります。
厳しいかもしれませんが、発表予定時間を過ぎてしまえば、その社員は途中で報告をやめなければなりません。

このように、

・○分以内
・○個の項目を発表

のような数字の評価軸があることで、社員もプレゼン能力を高めやすくなるはずです。
会議に参加する前に、しっかり準備するという習慣もつくでしょう。

 

会議を効率化するために必要なこと

会議を効率的に進めるには、他にも以下のポイントがあります。

会議の目的をあらかじめ共有しておく
その日の会議は、準備によって効率が決まってくるでしょう。
そのため、事前に議題や目的をメンバーで共有しておくことが大切です。
slackやChatworkといったメッセージツールを使えば、メンバー間でのやりとりもスムーズに進みます。
そうしたツールを導入するのも、会議効率化のポイントの一つです。

始まりと終わりの時間を決める
制限時間がないと、会議はどうしてもダラダラと延びてしまいがち。
そのため、会議の終了時間は事前に決めておきましょう。
また、始まりの時間は決めていることが多いでしょうが、遅刻する人もいるかもしれません。
無断遅刻や欠席が続く場合は、指導が必要となってくるでしょう。

進行役を決めておく
効率的な会議に有効なのが「ファシリテーター」。
簡単に言うと、意見交換等を促したりする、進行役のような存在です。
新入社員や若手社員は、最初のうちは難しく感じるでしょう。
そのため、中堅社員以上が率先して担ってほしいところ。

発言する際のルールを決める
先ほども書いた通り、ルールがあると効率的に会議を進められます。
ただし、発言のフォーマットは企業によって適切なものが違うでしょう。
そのため、「どの情報が優先順位が高いか」を考え、「このような発表順にしてはどうか」と提案してみてはいかがでしょうか。

会議のメンバーを絞る
「終始黙ったままの人がいる」と感じることはありませんか。
その人は、もしかしたら会議に出席しなくとも良い人なのかもしれません。
メンバーが多いと、その分会議が延びてしまうこともあるでしょう。
そのため、「この人は会議に出席すべきかどうか」を検討し、メンバーを絞るのも効率的に進めるポイントです。

まとめ

今回はある中小企業の会議を効率化するためのルールをご紹介しました。
主に以下の2点です。
・「次の会議の日程」を会議の最初に確認する
・報告内容の順番と持ち時間を決めておく
ルールがあることで、会議時間が短くなり、議論の質も上がります。
自身の会社で、こうした方法が導入できないかどうか、検討してみてはいかがでしょうか。